L'apparecchio tiene traccia dei conteggi di inventario in tempo reale e può semplificare attività come il controllo dei conteggi di inventario e la creazione di moduli d'ordine.
Inoltre, lo stato delle scorte nell'apparecchio può essere monitorato in tempo reale attraverso la rete ospedaliera e viene inviato un allarme quando la quantità di qualsiasi medicinale ordinato scende al di sotto del minimo stabilito, evitando carenze.

La macchina rileva l'ingresso e l'uscita dei farmaci in tempo reale e avvisa istantaneamente l'utente se viene eseguita un'operazione errata, facilitando l'operazione corretta.
La cronologia di ogni operazione viene registrata automaticamente man mano che i farmaci entrano ed escono dall'apparecchio, consentendo di creare un ambiente di facile tracciabilità grazie ai vari dati registrati.
I dati possono essere utilizzati anche come registro per i farmaci strettamente controllati.

È possibile, ad esempio, raccogliere i costi dei farmaci utilizzati per ogni intervento e inviare queste informazioni al sistema del reparto di chirurgia per evitare omissioni di fatturazione.
L'apparecchio può anche essere collegato a un sistema di ordinazione per consentire una scorta sicura di farmaci in base agli ultimi ordini.